Đồng bộ dữ liệu MS Office với Google Docs

Sử dụng nhiều chương trình để tạo và lưu trữ một tài liệu văn bản đã trở nên rất phổ biến trong nhiều năm gần đây. Bạn có thể làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu bằng cách sử dụng các dịch vụ như EtherPad, các dịch vụ điện toán đám mây như Google Docs hoặc các dịch vụ thời gian thực như Dropbox...Một công cụ khác xin được giới thiệu là Google Cloud Connect. Google Cloud Connect là một plugin dành cho MS Office giúp kết nối giữa các tài liệu trong Office với Google Docs. Nó cũng bao gồm các dịch vụ backup tài liệu, chia sẻ, lấy feedback và cùng thao tác trên tài liệu.

Bắt đầu

Trước hết, bạn sẽ cần download plugin Google Cloud Connect và cài vào máy tính. Việc cài đặt sẽ tốn một ít thời gian, và bạn sẽ có thêm một toolbar mới trong MS Office sau khi hoàn thành. Để bắt đầu, bạn cần login tài khoản Google và đưa đường dẫn đến tài khoản đó vào plugin.



Kế tiếp bạn có thể thay đổi các cài đặt có sẵn của plugin. Các cài đặt ấy bao gồm chọn để đồng bộ tài liệu một cách tự động hay không, bạn cũng có thể quyết định file đó sẽ được lưu ở đâu. Bạn cũng có thể thay đổi nếu bạn muốn Cloud Connnect liên kết với một tài khoản Google khác.



Nếu bạn thấy khó chịu vì thanh toolbar của Cloud Connect bạn có thể ẩn nó đi, nó sẽ thu nhỏ thành một tam giác ở phía trên màn hình phần nằm giữa. Click vào đó nó sẽ hiện lại toàn bộ.



Đồng bộ và Chia sẽ

Sử dụng Cloud Connect, bạn có thể tạo một file Word, Excel, Power Point và đồng bộ vào Google hoặc share nó. Chỉ cần click vào nút Synce ở tài liệu bạn muốn đồng bộ, bạn sẽ ngay lập tức nhận đường link ở bên phải của cửa sổ. Nút Share sẽ cho phép bạn thêm người dùng vào tài liệu này và cấp quyền cho người đó có thể chỉnh sửa tài liệu hay chỉ xem nó.



Khi bạn đồng bộ tài liệu của bạn đến cloud, nó sẽ được đưa vào Google Docs. Giờ bạn có thể truy cập và xem online, bạn sẽ không thể chỉnh sửa tài liệu bằng Google Docs. Tài liệu sẽ được đưa vào các tài liệu khác của bạn và bạn có thể nhận biết thông quan icon của chúng.



Nếu việc xem và chia sẽ online không đáp ứng đủ nhu cầu của bạn, bạn có thể chuyển đổi file Doc trong Office vào Google Doc một cách dễ dàng bằng cách click vào Actions và tạo một bản copy của Google Docs. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể download bản copy này bằng cách dùng Cloud Connect và làm việc offline với nó.



Download

Tính năng mới nhất của Cloud Connect là khả năng download tài liệu từ Goolge Docs vào MS Office. Để thực hiện việc này, click vào logo "Google Cloud Connect" và chọn "Open from Google Docs..."



Xin chú thích lại, bạn không thể download từ Google Docs vào MS Office nếu bạn chưa đồng bộ tài liệu đó từ MS Office vào Google Docs. Khi bạn đã thực hiện việc đồng bộ rồi bạn mới có thể chọn tài liệu mà bạn muốn download, và mở trực tiếp bằng Office.



Cloud Connect có thể được dùng để làm việc cùng nhau trên một tài liệu. Nếu tất cả mọi người thích làm việc cùng nhau với tài liệu của bạn ngay trên máy tính của bạn thì đây chính là giải pháp. Mỗi người có thể download và chỉnh sửa tài liệu rồi synce vào cloud. Khi đó bạn sẽ nhận được một thông điệp:



Thông điệp này sẽ rất hữu dụng nếu nhiều người đang cùng làm việc trên tài liệu đó và nó cũng chia ra các phiên bản cho tài liệu đó trong trường trường hợp bạn muốn tìm lại bản cũ. Để truy cập tất cả các phiên bản bằng Office, click vào icon của trang và chọn "Se revision history"



Lời kết

Ở một khía cạnh nào đó, Cloud Connect dễ dùng hơn rất nhiều so với Dropbox để lưu trữ tài liệu và chia sẽ với bạn bè. Không những vậy Cloud Connect cho phép bạn làm mọi thứ với tài liệu cũng như cho phép bạn chia sẽ với nhiều người mà không cần permission.







Nguồn: makeuseof.com

Tham Khảo Thêm


Comment

#176
28/08/2011 - 18:24:19
Nhiều chức năng mới và hay quá

Đăng nhập đế gửi comment


Our Sponsor

BMW 320i * BMW 520i * BMW 720i