Đồng bộ hóa văn bản MS Office với Google Docs bằng cách sử dụng Google

Đồng bộ hóa trên một văn bản từ lâu đã trở nên rất dễ dàng. Bạn có thể làm việc cùng lúc trên một văn bản bằng cách sử dụng EtherPad, bạn có thể đồng bộ hóa nhiều văn bản bằng cách sử dụng Google Docs hoặc bạn có thể đồng bộ hóa văn bản trong một thời gian thực bằng cách sử dụng Dropbox.

Một cách sử dụng khác trong lĩnh vực này là Google Cloud Connect. Google Cloud Connect là một trình duyệt dành cho MS Office để kết nối văn bản của bạn với Google Docs. Nó phục vụ cả hai như là một bản sao lưu tài liệu, một phương tiện để chia sẻ, nhận phản hồi và hợp tác trên văn bản.

Bắt đầu

Trước tiên, bạn cần tải Google Cloud Connect về và cài đặt nó vào máy tính của bạn. Việc cài đặt mất một ít thời gian nhưng bạn sẽ kết thúc bằng một thanh công cụ mới trong ứng dụng MS Office . Để bắt đầu bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản Google và truy cập vào Google Docs.

Sau đó bạn sẽ thiết lập cấu hình của trình duyệt. Không có nhiều cấu hình cho bạn lựa chọn, thực tế bạn có thể chọn đồng bộ hóa văn bản bằng tay hoặc tự động, và chọn nơi để lưu văn bản. Đây cũng là các bước để bạn liên kết Cloud Connect với một tài khoản Google khác.

Thanh công cụ Cloud Connect khá phiền phức. Nếu bạn muốn ẩn nó thì hãy tìm một hình tam giác nhỏ ở phần dưới trung tâm của thanh công cụ và nhấp vào nó.

Thanh công cụ sẽ được ẩn đi và bạn có thể nhấn vào nó lần nữa nếu bạn muốn nó hiện lại.

Đồng bộ hóa và Chia sẻ

Khi sử dụng Cloud Connect, bạn có thể tạo một trang Word, Excel, PowerPoint mới và đồng bộ hóa nó với Google cloud hoặc chia sẻ. Click vào nút Sync sẽ đồng bộ hóa văn bản của bạn với Google Docs và ngay lập tức bạn sẽ nhận được đường link đến nó ngay trong cửa sổ Office. Nút Share sẽ cho phép bạn add những người mà bạn muốn chia sẻ văn bản. Bạn có thể add nhiều người cùng một lúc và có cho phép họ được sửa văn bản hay chỉ được xem nó.

Khi bạn đồng bộ hóa văn bản với cloud thì văn bản sẽ xuất hiện trong Google Docs. Bạn có thể truy cập vào và xem nó trực tuyến, nhưng bạn sẽ không thể sửa văn bản khi bạn dùng Google Docs. Văn bản sẽ trộn lẫn với những thứ khác trong Google Docs và bạn có thể phân biệt chúng bằng những biểu tượng nhỏ bên trái.

Nếu xem và chia sẻ trực tuyến không đủ bạn có thể chuyển đổi Office Doc của bạn sang Google Doc một cách dễ dàng bằng cách click vào Actions và tạo một Google Docs sao chép. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể tải bản sao chép đó về khi sử dụng Cloud Connect và không thể làm việc trực tuyến.

Downloading

Tính năng mới nhất của Cloud Connect là có thể tải văn bản từ Google Docs vào MS Office. Để làm được điều này, bạn click vào biểu tượng "Google Cloud Connect" và chọn "Open from Google Docs".

Lưu ý là bạn không thể tải Google Docs của bạn vào MS Office. Để sử dụng tính năng này, trước tiên bạn phải đồng bộ hóa văn bản với Google Docs, sau đó bạn sẽ lưa chọn văn bản mà bạn muốn tải về và ngay lập tức nó sẽ xuất hiện trong Office.

Phối hợp

Cloud Connect có thể được sử dụng để làm việc cùng nhau trên một văn bản. Nếu bạn muốn làm việc với văn bản của bạn trên chính máy tính của mình thì cloud sẽ có thể giúp bạn. Mỗi người có thể tải và chỉnh sửa văn bản, sau đó đồng bộ hóa nó với cloud. Nếu bạn và những người khác đang cùng lúc làm việc với văn bản đó thì bạn có thể nhận được tin nhắn:

Điều này rất tốt, bởi vì khi bất kỳ ai đó lỡ xóa phần công việc của người khác thì nó sẽ giữ tất cả phiên bản của văn bản trong trường hợp bạn muốn làm lại. Để truy cập tất cả phiên bản trong Office, click vào biểu tượng nhỏ và chọn “See revision history”.

Chúc bạn thành công.

Nguồn makeuseof.com

Tham Khảo Thêm


Comment

#264
03/10/2011 - 14:40:18
Chưa hẳn là hay,còn nhiều hạn chế quá,ưu điểm là có thể share với mọi người nhưng cái này thì có thể gửi mail add file vào còn gì ? thế là ưu điểm có nó cũng ko hẳn mới mẻ... Mà hạn chế thì khi mình synce với G thì mình ko thể làm việc online và cũng có thể ko chỉnh sửa gì file đã synce rồi... Thế là cái App này tung ra chỉ làm mới mẻ thêm ko thể giúp ích gì nhiều...

Đăng nhập đế gửi comment


Our Sponsor

BMW 320i * BMW 520i * BMW 720i